Você sabe o que é um escopo de projeto? Vamos a um exemplo:

 

Imagine que em uma reunião de pauta o seu líder ou coordenador lhe solicita um projeto que deve ser entregue até no final da mesma semana. Tudo bem, você já está acostumado com isso e logo confirma a disponibilidade.

Durante o desenvolvimento do projeto algumas dúvidas começam a aparecer e estas consomem um tempo que você não esperava, talvez uma tarde toda lotada desses pensamentos: Será que eu devo entregar esse relatório junto? Devo enviar por e-mail ou irei apresentar para a equipe? Se irei apresentar, devo fazer uma apresentação em power point ou não?

Ou seja, tudo isso são falhas no processo de estrutura do projeto. E, é claro, projetos sem estruturas tendem a ceder facilmente.

 

Confira algumas dicas para que seus próximos projetos sejam feitos dentro de um modelo de assertividade muito mais eficaz.

 

A dica primordial é: QUESTIONE!

A resolução de problemas baseia-se na identificação de possíveis falhas e no cálculo de probabilidades futuras. Neste caso, o cálculo é feito com questionamentos e isso pode ser fácilmente levantado em um brainstorm, ainda que sozinho. Isso nos lembra bastante o 5W2H:

  • O que?
  • Para quando?
  • Como?
  • Porque?
  • Quem devo envolver?
  • Onde?
  • Quanto?

 

Parta do princípio mais embrionário possível do projeto e desenhe o caminho em que você imagina que ele irá se desenrolar. Durante essa linha vá traçando possibilidades que, apesar de absurdas, podem te trazer clareza, por exemplo:

Seu objetivo: Você deve encontrar um fornecedor para uma peça dos painéis elétricos que sua empresa monta.

 

Questione-se:

  • Quais fornecedores eu tenho disponíveis na região?
  • Qual a urgência desse material?
  • Quando ele precisa estar no estoque?
  • Quantos pedidos temos que necessitarão dessa peça?
  • Qual a verba máxima que podemos gastar?
  • Podemos estocar mais peças?
    • Caso sim, quem poderá nos fornecer desconto?
    • Caso não, qual o número exato precisaremos?
  • Devemos ter peças substitutas?
  • Qual a garantia das peças?
  • Quais as peças semelhantes a essa que nossos concorrentes usam?

 

Perceba que uma grande parte dos possíveis e inúmeros problemas já pode ser resolvido de maneira simples e com um olhar holístico (entendimento geral dos fenômenos) sob a demanda.

 

Tenha um EAP em mãos!

Essa linha que acabamos de demonstrar chama-se EAP (Estrutura Analítica de Projetos) e é fundamental para a solução de qualquer problema.

Com o escopo de todos os possíveis problemas você pode montar um plano de ação para cada um deles e isso lhe trará maior agilidade na entrega do produto final.

Além disso, por se tratar de uma lógica linear, muitas das respostas de uma pergunta só serão respondidas caso a anterior seja solucionada, o que faz com que haja um processo.

Planejamento é a palavra chave!

Quer ajuda na construção de seu EAP? Fale com a gente!