Para que uma empresa funcione com o melhor que ela pode oferecer, todos os setores precisam estar funcionando em sua máxima potência e, na grande parte dos casos, gerenciar tudo isso não é uma tarefa fácil. O Ciclo de Vida BPM existe para gerenciar e organizar cada um desses processos.
Vamos à um exemplo:
Suponhamos que sua empresa, que antes era só B2B (venda para outras empresas), agora começa a se expandir para também um canal B2C (venda para cliente final). Você não estava acostumado a gerenciar processos para clientes finais, tampouco gerenciar sua marca no mercado e não consegue identificar o problema da falta de consumidores ou do crescimento baixo a cada mês.
Contrata então uma empresa de gestão e, com algumas análises e algumas semanas de trabalho descobrem que o seu problema era uma gestão de marca eficiente. A grande verdade é, portanto, que só é possível melhorar aquilo que se pode analisar, não é verdade?
A sigla BPM no mundo corporativo significa Business Process Management. Em português, portanto, significa “Gestão de Processos de Negócio”.
É a ferramenta ideal para coletar informações sobre as tarefas da empresa e analisar o que pode ser aprimorado e as prioridades de aprimoramento.
Desta forma a sua empresa estará sempre alinhada com as expectativas dos clientes, que compram o seus produtos e serviços esperando sempre o melhor.
O Ciclo de Vida BPM
1 – Planejamento e Alinhamento Estratégico
O planejamento, como conversamos em diversos artigos aqui no blog, é uma das fases fundamentais do início de mudanças em uma organização. Nessa fase faz-se necessário a análise de tudo o que se tem em mãos como dados e informações. É somente através dela que é possível entender todos os processos e como eles estão interligados no dia a dia da empresa.
Para ele, é necessário a execução de 4 etapas:
- Organizar os processos por setor e ordem.
- Identificar os processos principais, os secundários e os de apoio.
- Traçar os indicadores de desempenho.
- Preparar os dados para a análise de processos.
2- Análise de Processos
É nesta fase do ciclo de vida bpm que os processos precisam ser analisados exatamente como eles estão acontecendo no dia a dia da empresa. É somente dessa maneira que você conseguirá “imprimir uma foto real” do que está acontecendo e, claro, permitindo assim você analisar e avaliar cada um com mais clareza.
É com esta análise do momento atual que será possível entender o que poderia ser melhorado, visando as fases seguintes do ciclo BPM.
Nessa fase, portanto, temos os seguintes pontos:
- Entendimento das estratégias, metas e dos indicadores.
- Compreensão total dos processos do negócio.
- Visão holística da empresa (total).
- Entradas e saídas, incluindo clientes e fornecedores.
- Networking e troca de informações entre as equipes.
- Recursos disponíveis e utilizados.
- Mapeamento das regras de negócio.
3 – Desenho de processos
É nesse momento em que os processos começam a ser repensados. Agora com os principais problemas encontrados, as falhas e os atrasos, além de outros problemas nos processos, fica muito mais fácil de desenhar novamente as estratégias a serem tomadas.
Além disso, é nessa etapa que não podem ser deixados de lado os protótipos e as simulações, baseando-se sempre nos mais variados cenários e ocasiões, para que todas as possibilidades sejam delimitadas e estrategicamente desenhadas.
Nessa etapa, conclui-se:
- Protótipos e documentação de TODOS os processos.
- Identificação das necessidades de dados e integrações.
- Estratégias claras e bem desenhadas para TODOS os processos e problemas encontrados.
- Metas a partir das mudanças desenhadas.
- Análise comparativa entre cenários de processos.
- Testes dos processos.
- Estudos para automatização das mudanças.
- Cronograma de implantação e responsabilidades.
4 – Implantação
Nessa fase, como o próprio nome já nos informa, é hora de pôr em prática todo o cronograma desenhado. Responsabilidades e prazos definidos na etapa 3 agora devem ser prioridade na vida da empresa.
Sua organização pode implantá-la de algumas formas, com o auxílio de ferramentas criativas e até mesmo softwares de implantação e coordenação de tarefas, mas, independente da maneira o objetivo será o mesmo: permitir e pôr em ação a execução dos processos como foram definidos e documentados, na forma de um fluxo de trabalho.
5- Monitoramento dos Processos
Assim como um bom pós-venda, precisa-se monitorar os novos processos. É nesta fase do ciclo BPM que se é possível descobrir se os desenhos das melhorias dos processos estão alinhados com os objetivos da empresa, monitorando-se os indicadores adequados à avaliação dos resultados e fazendo ajustes assim que necessário.
Em termos gerais, os principais indicadores são:
- Tempo em que o processo ocorre.
- Custo do processo.
- Capacidade do processo: quanto ele efetivamente produz?
- Qualidade do resultado (produto ou serviço) entregue ao cliente.
6 – Refinamento de Processos
Nessa etapa, com os processos validados e já em prática, é necessário então estabelecer um cronograma de práticas de melhoria contínua. Analisando os resultados obtidos com os novos processos e comparando-os com os cenários passados e futuros, sua organização tem em mãos um prato cheio para novas decisões estratégicas, sempre elevando o fluxo de trabalho em prol de melhorias dentro do próprio ciclo da organização. O foco deve estar direcionado para a melhoria do desempenho, no aprimoramento das possibilidades que empresa pode possuir, na redução de custos e no atendimento das necessidades dos clientes e do relacionamento com eles.
É por esse motivo que chamamos essa ferramenta de Ciclo de Vida BPM. Com tudo implantado e funcionando, um ciclo de aprimoramentos se encerra dando vida à um novo que se inicia, mantendo sempre fresquinhas as ideias e a empresa em 100% de sua eficácia.
Conclusão
Com um bom ERP no seu negócio e uma gestão de dados eficiente e de qualidade, você garante ainda mais fluidez e agilidade na busca por melhorias e na aplicação de um BPM assertivo, garantindo melhores resultados à curto, médio e longo prazo e, aprimorando suas entregas, melhorando seu relacionamento com os clientes e funcionários e claro, prolongando a saúde da organização.
