De acordo com a ISO 9001:2015: “a organização deve determinar e aplicar critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores externos, baseados na sua capacidade de prover processos ou produtos e serviços de acordo com requisitos.”
Isso significa que, como citado no texto, os “provedores externos”, ou seja, os fornecedores que a empresa possui em seu escopo, devem estar de acordo com algumas exigências para que o atendimento ao cliente final seja bem efetuado e esteja em conformidade, entregando produtos e serviços com qualidade.
Independentemente do fornecedor, o mesmo gera diversos impactos na organização, sejam eles positivos ou negativos e, consequentemente, gerando influências na relação do cliente final com os produtos ofertados.
Para que o produto/serviço por parte do fornecedor esteja dentro ou acima do esperado, papéis e documentações não são o principal fator à ser observado. Desta forma, a capacitação dos fornecedores passa por três estágios principais, são eles:
- Avaliação Inicial;
- Monitoramento do desempenho;
- Reavaliação.
Primeira etapa – Avaliação inicial
Na primeira etapa, ou seja, na avaliação inicial, além de toda a documentação necessária, como por exemplo os dados da empresa e suas devidas licenças de funcionamento, como ISO 9001 e outras certificações, faz-se necessário também a solicitação de uma autoavaliação para entender melhor o escopo da empresa que será contratada.
Além disso, dialogue com empresas parceiras e que também utilizam e/ou utilizaram os serviços desse fornecedor. Fazendo isso, você consegue identificar problemas e/ou vantagens que somente com a documentação não seria possível. Consequentemente, uma análise como essa levará em consideração os históricos de fornecimento, podendo-se extrair diversos dados e informações valiosas.
Estabelecer esses primeiros processos na seleção de um fornecedor garante à você maior segurança e confiança, isso porque, o mesmo se sujeitou à análises e auditorias que geraram uma certificação e uma documentação ao pé da lei.
Segunda etapa – Monitoramento do desempenho
Na segunda etapa, ou seja, durante o monitoramento do desempenho do fornecedor, três pontos são primordiais:
1 – Atendimento ao prazo de entrega.
Com o agravamento das crises, principalmente a que estamos vivendo, o prazo de entrega se tornou um dos itens mais comentado das listas de prospecção. Esteja atento aos prazos de fornecimento dos produtos de seus fornecedores para que sua programação não seja interrompida e seus processos possam fluir continuamente.
2 – Pedido e nota fiscal
Seu fornecedor está de acordo com os serviços fiscais estabelecidos pelo governo? Além disso, seu fornecedor lhe apresenta as notas fiscais dentro dos prazos estabelecidos? Os valores do pedido e a nota fiscal batem um de acordo ao outro? Todos esses fatores são importantíssimos para que a contabilidade de sua empresa esteja dentro dos parâmetros e tudo ocorra perfeitamente.
3 – Qualidade do produto/serviço prestado.
Não menos importante, a qualidade do serviço prestado é primordial. Caixas amassadas e produtos danificados não podem ser costumeiros e também não podem ser a maioria dos produtos entregues. É claro que erros no transporte acontecem, mas, sempre que houverem, devem ser notificados para que as devidas providências sejam tomadas.
Além desses pontos, é interessante também verificar as vantagens e desvantagens de acordo com a sua empresa, como por exemplo a localização, o atendimento, o preço e as garantias, isso porque todos esses fatores podem estar associados à sua decisão e contarem pontos para tal.
Terceira etapa – Reavaliação do fornecedor
Você já se perguntou quais os problemas que um mal fornecedor pode trazer para a sua empresa? Caso ele não esteja certificado e não tenha passado por análises de desempenho, sua empresa corre riscos caso esteja associada à um fornecedor que não está dentro dos conformes.
Imagine que você tem um fornecedor de roupas e o mesmo é flagrado transportando mercadorias ilegais ou então utilizando-se de mão de obra insalubre e em condições extremas? Marcas grandes já tiveram esse problema, o que mostra que todos estamos sujeitos às mesmas críticas.
Dentro de um processo de renovação, você possui duas oportunidades. A primeira delas é a reconstrução e desenvolvimento de melhorias junto aos fornecedores, pontuando-os suas insatisfações e, ao invés de descartá-los, você acaba os auxiliando nas melhorias e claro, reforçando ainda mais o relacionamento das duas marcas.
Em casos mais complexos onde o mau fornecimento dos serviços compromete diretamente os seus trabalhos e, além disso, o seu fornecedor não está disposto à mudanças, iniciar uma nova prospecção de fornecedores é a maneira mais adequada de se adaptar à um mercado exigente e fornecer produtos de melhor qualidade com mais agilidade.
Como posso perceber a qualidade de meus fornecedores para aprimorar meus serviços?
Uma boa gestão é a chave de um processo bem desenhado e de qualidade. Opte por utilizar uma boa ferramenta de gestão de dados, para que nenhuma nuance nos seus processos passe despercebida, incluindo também os processos relacionados aos seus fornecedores.
Com uma base de dados segura e em tempo real você consegue perceber com mais agilidade os problemas o que possibilita uma tomada de decisão mais assertiva e coerente.
Nos ERPs da Logosystem, você encontra um controle completo de Qualificação de Fornecedores. Com cadastro de documentação, avaliação a cada entrega, geração da qualificação periódica (Índice de Qualidade) e relatórios de acompanhamento de todos esses processos. Esses itens auxiliam no controle da garantia de qualidade nos fornecimentos.
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